Perspectives & Organisation intervient selon vos besoins à chaque étape de votre projet

Pour organiser vos événements notre expertise est à votre service

GESTION CONGRES

CONGRÈS

Les congrès et conventions nécessitent de la rigueur et une organisation sans faille, quelle que soit leur taille et leur importance. Nous intervenons selon vos besoins depuis la conception jusqu’à la réalisation.

GESTION SEMINAIRES

SÉMINAIRES

Les séminaires exigent de la créativité pour devenir des événements uniques et porteurs de sens.

GESTION DES INSCRIPTIONS

• Création du site internet dédié à l’événement
• Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
• Création d’une base de données personnalisées
• Suivi des participants
• Traitement des demandes
• Confirmation individuelle
• Permanence téléphonique
• Attestation de présence

GESTION

DES COMMUNICATIONS
• Formulaire de dépôt des résumés
• Réception des résumés
• Transmissions des données au comité scientifique
• Notification aux auteurs

PRISE EN CHARGE
DES INVITÉS ET DES INTERVENANTS

• Analyse des besoins
• Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
• Remboursement notes de frais

GESTION DES SPONSORS ET EXPOSANTS

• Recherche de sponsors
• Élaboration du dossier technique
• Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
• Envoi du dossier exposant
• Proposition de plan d’implantation

GESTION DES FINANCES

• Budget prévisionnel
• Ouverture d’un compte bancaire spécifique
• Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
• Pointage et encaissement des règlements
• Facture individuelle
• Comptabilité du congrès
• Remise du bilan final à l’organisateur

RESTAURATION

• Choix du traiteur ou du restaurateur
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Dégustation
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktail,
dîner de gala…

TRANSPORT

• Sélection des prestataires
• Demande de devis
• Demande de fichets réduction SNCF
• Agréments compagnies aériennes
• Point accueil aux endroits stratégiques
• Organisation des arrivées

HÉBERGEMENT

• Sélection des hôtels
• Demande d’options
• Négociation de quotas et tarifs groupes
• Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
• Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
• Gestion des arrhes
• Edition des rooming list
• Permanence téléphonique

ESPACES

• Sélection des lieux
• Équipements techniques
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale

COMMUNICATIONS

• Site internet dédié à l’événement
• Charte graphique et création de logo
• Cartons d’invitation
• Affiches
• Calicots
• Programme
• Edition des actes
• Relations presse
• Objets promotionnels
• Reportage photo/vidéo

ACCUEIL

• Régie générale
• Accueil des participants
• Gestion des hôtesses / Vestiaire
• Badges personnalisés
• Mallettes
• Cadeaux
• Sécurité

PROGRAMME SOCIAL

• Visites guidées de villes ou de sites
• Excursions
• Ateliers à thème

ANIMATION

• Proposition et sélection d’artistes
• Proposition d’intervenants et conférenciers
• Team building, ateliers à thème

TECHNIQUE

• Etude du cahier des charges
• Création d’ambiance
• Son et lumière

SOIRÉES ÉVÉNEMENTIELLES

Les soirées et autres événements se doivent d’être des manifestations réussies et inoubliables, qu’ils soient prestigieux ou informels. Parce que chaque détail a son importance, le savoir-faire et l’accompagnement de notre équipe sont des atouts majeurs pour en assurer le succès.

GESTION HOTELIERE

GESTION HÔTELIÈRE

La gestion hôtelière se doit d’être parfaite pour l’accueil de vos clients. En maîtriser les lieux et la gestion complète fait partie de notre savoir-faire.

ESPACES

• Sélection des lieux
• Équipements techniques
• Ateliers et sous-commissions
• Décoration scénique et florale

TRANSPORT

• Sélection des prestataires
• Demande de devis
• Demande de fichets réduction SNCF
• Agréments compagnies aériennes
• Point accueil aux endroits stratégiques
• Organisation des arrivées

ACCUEIL

• Régie générale
• Accueil des participants
• Gestion des hôtesses / Vestiaire
• Badges personnalisés
• Mallettes
• Cadeaux
• Sécurité

RESTAURATION

• Choix du traiteur ou du restaurateur
• Repérage des lieux et salles
• Demande de devis
• Choix des menus
• Dégustation
• Aménagement des lieux
• Organisation des pauses, cocktail,
dîner de gala…

HÉBERGEMENT

• Sélection des hôtels
• Demande d’options
• Négociation de quotas et tarifs groupes
• Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
• Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
• Gestion des arrhes
• Edition des rooming list
• Permanence téléphonique

PRISE EN CHARGE DES INVITÉS

• Analyse des besoins
• Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
• Remboursement notes de frais

ANIMATION

• Proposition et sélection d’artistes
• Proposition d’intervenants et conférenciers
• Team building, ateliers à thème

TECHNIQUE

• Etude du cahier des charges
• Création d’ambiance
• Son et lumière
Retour en haut