Organisation de congrès


La gestion des inscriptions

  • Création du site internet dédié à l’événement
  • Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
  • Création d’une base de données personnalisées
  • Suivi des participants
  • Traitement des demandes
  • Confirmation individuelle
  • Permanence téléphonique
  • Attestation de présence

La gestion des communications

  • Formulaire de dépôt des résumés
  • Réception des résumés
  • Transmissions des données au comité scientifique
  • Notification aux auteurs

La prise en charge des invités et des intervenants

  • Analyse des besoins
  • Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
  • Remboursement notes de frais

La gestion sponsors et exposants

  • Recherche de sponsors
  • Élaboration du dossier technique
  • Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
  • Envoi du dossier exposant
  • Proposition de plan d’implantation

La gestion des finances

  • Budget prévisionnel
  • Ouverture d’un compte bancaire spécifique
  • Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
  • Pointage et encaissement des règlements
  • Facture individuelle
  • Comptabilité du congrès
  • Remise du bilan final à l’organisateur

La restauration

  • Choix du traiteur ou du restaurateur
  • Repérage des lieux et salles
  • Demande de devis
  • Choix des menus
  • Dégustation
  • Aménagement des lieux
  • Organisation des pauses, cocktail, dîner de gala…

Le transport

  • Sélection des prestataires
  • Demande de devis
  • Demande de fichets réduction SNCF et agréments compagnies aériennes
  • Point accueil aux endroits stratégiques
  • Organisation des arrivées

L'hébergement

  • Sélection des hôtels
  • Demande d’options
  • Négociation de quotas et tarifs groupes
  • Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
  • Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
  • Gestion des arrhes
  • Edition des rooming list
  • Permanence téléphonique

Les espaces

  • Sélection des lieux
  • Équipements techniques
  • Ateliers et sous-commissions
  • Décoration scénique et florale

La communication

  • Site internet dédié à l’événement
  • Charte graphique et création de logo
  • Cartons d’invitation
  • Affiches
  • Calicots
  • Programme
  • Edition des actes
  • Relations presse
  • Objets promotionnels
  • Reportage photo/vidéo

L'accueil

  • Régie générale
  • Accueil des participants
  • Gestion des hôtesses / Vestiaire
  • Badges personnalisés
  • Mallettes
  • Cadeaux
  • Sécurité

Le programme social

  • Visites guidées de villes ou de sites
  • Excursions
  • Ateliers à thème

AGENCE DE LILLE

13 avenue de la Créativité
59650 Villeneuve d’Ascq

Tél. : +33(0)3.20.61.20.34
Port : +33(0)6 42 11 79 26

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AGENCE D'AMIENS

147 place Alphonse Fiquet
80000 Amiens

AGENCE DE NANTES

Immeuble Skyline – 22, Mail Pablo Picasso
44000 Nantes

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