Organisation de congrès
La gestion des inscriptions
- Création du site internet dédié à l’événement
- Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
- Création d’une base de données personnalisées
- Suivi des participants
- Traitement des demandes
- Confirmation individuelle
- Permanence téléphonique
- Attestation de présence
La gestion des communications
- Formulaire de dépôt des résumés
- Réception des résumés
- Transmissions des données au comité scientifique
- Notification aux auteurs
La prise en charge des invités et des intervenants
- Analyse des besoins
- Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
- Remboursement notes de frais
La gestion sponsors et exposants
- Recherche de sponsors
- Élaboration du dossier technique
- Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
- Envoi du dossier exposant
- Proposition de plan d’implantation
La gestion des finances
- Budget prévisionnel
- Ouverture d’un compte bancaire spécifique
- Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
- Pointage et encaissement des règlements
- Facture individuelle
- Comptabilité du congrès
- Remise du bilan final à l’organisateur
La restauration
- Choix du traiteur ou du restaurateur
- Repérage des lieux et salles
- Demande de devis
- Choix des menus
- Dégustation
- Aménagement des lieux
- Organisation des pauses, cocktail, dîner de gala…
Le transport
- Sélection des prestataires
- Demande de devis
- Demande de fichets réduction SNCF et agréments compagnies aériennes
- Point accueil aux endroits stratégiques
- Organisation des arrivées
L'hébergement
- Sélection des hôtels
- Demande d’options
- Négociation de quotas et tarifs groupes
- Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
- Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
- Gestion des arrhes
- Edition des rooming list
- Permanence téléphonique
Les espaces
- Sélection des lieux
- Équipements techniques
- Ateliers et sous-commissions
- Décoration scénique et florale
La communication
- Site internet dédié à l’événement
- Charte graphique et création de logo
- Cartons d’invitation
- Affiches
- Calicots
- Programme
- Edition des actes
- Relations presse
- Objets promotionnels
- Reportage photo/vidéo
L'accueil
- Régie générale
- Accueil des participants
- Gestion des hôtesses / Vestiaire
- Badges personnalisés
- Mallettes
- Cadeaux
- Sécurité
Le programme social
- Visites guidées de villes ou de sites
- Excursions
- Ateliers à thème
