ORGANISER VOS EVENEMENTS
NoTRE EXPERTISE A VOTRE SERVICE
Les congrès et conventions nécessitent de la rigueur et une organisation sans faille, quels que soient leur taille et leur importance. Nous intervenons selon vos besoins depuis la conception jusqu’à la réalisation.
Les séminaires exigent de la créativité pour devenir des événements uniques et porteurs de sens.
Les soirées et autres événements se doivent d’être des manifestations réussies et inoubliables, qu’ils soient prestigieux ou informels. Parce que chaque détail a son importance, le savoir-faire et l’accompagnement de notre équipe sont des atouts majeurs pour en assurer le succès.
Perspectives & Organisation
intervient selon vos besoins à chaque étape de votre projet
La gestion des inscriptions
- Création du site internet dédié à l’événement
- Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé
- Création d’une base de données personnalisées
- Suivi des participants
- Traitement des demandes
- Confirmation individuelle
- Permanence téléphonique
- Attestation de présence
La gestion des communications
- Formulaire de dépôt des résumés
- Réception des résumés
- Transmissions des données au comité scientifique
- Notification aux auteurs
La prise en charge des invités et des intervenants
- Analyse des besoins
- Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage)
- Remboursement notes de frais
La gestion sponsors et exposants
- Recherche de sponsors
- Élaboration du dossier technique
- Mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires
- Envoi du dossier exposant
- Proposition de plan d’implantation
La gestion des finances
- Budget prévisionnel
- Ouverture d’un compte bancaire spécifique
- Collecte, vérification et paiement des factures fournisseurs
- Pointage et encaissement des règlements
- Facture individuelle
- Comptabilité du congrès
- Remise du bilan final à l’organisateur
La restauration
- Choix du traiteur ou du restaurateur
- Repérage des lieux et salles
- Demande de devis
- Choix des menus
- Dégustation
- Aménagement des lieux
- Organisation des pauses, cocktail, dîner de gala…
Le transport
- Sélection des prestataires
- Demande de devis
- Demande de fichets réduction SNCF et agréments compagnies aériennes
- Point accueil aux endroits stratégiques
- Organisation des arrivées
L'hébergement
- Sélection des hôtels
- Demande d’options
- Négociation de quotas et tarifs groupes
- Création de la page web dédiée et formulaire de réservation
- Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation
- Gestion des arrhes
- Edition des rooming list
- Permanence téléphonique
Les espaces
- Sélection des lieux
- Équipements techniques
- Ateliers et sous-commissions
- Décoration scénique et florale
La communication
- Site internet dédié à l’événement
- Charte graphique et création de logo
- Cartons d’invitation
- Affiches
- Calicots
- Programme
- Edition des actes
- Relations presse
- Objets promotionnels
- Reportage photo/vidéo
L'accueil
- Régie générale
- Accueil des participants
- Gestion des hôtesses / Vestiaire
- Badges personnalisés
- Mallettes
- Cadeaux
- Sécurité
Le programme social
- Visites guidées de villes ou de sites
- Excursions
- Ateliers à thème
