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Notre savoir faire à votre service

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« PERSPECTIVES & ORGANISATION, L’AGENCE QUI SIMPLIFIE VOTRE ÉVÉNEMENT »

1/ La gestion des inscriptions

• Élaboration du formulaire d’inscription en ligne avec paiement sécurisé • Création d’une base de données personnalisée • Suivi des participants et VIP • Traitement des réponses • Confirmation individuelle par courrier personnalisé • Permanence téléphonique

2/ La gestion des communications

• Formulaire de dépôt des résumés • Réception des résumés • Transmissions des données au comité scientifique • Notification aux auteurs

3/ La gestion des invités et intervenants

• Formulaire de prise en charge  • Suivi  et recherche des besoins • Proposition et validation de la demande  • Réservations individualisées et envoi des titres de transport (partenaire agence de voyage) • Remboursement notes de frais

4/ La gestion des sponsors et exposants

• Recherche de sponsors • élaboration du dossier technique • mise en place d’un suivi administratif et financier des partenaires • Envoi du dossier exposant • Proposition de plan d’implantation

5/ La gestion des finances

• Budget prévisionnel • Comptabilité du congrès • Factures et attestations de présence • Respect du budget • Remise du bilan final à l’organisateur

6/ La restauration

• Choix du traiteur ou du restaurateur • Repérage des lieux et salles • Demande de devis •  Choix des menus • Aménagement des lieux • Organisation des pauses, cocktail

7/ Le transport

• Choix de la compagnie • Demande de devis • Demande de fiches réduction SNCF • Point accueil aux endroits stratégiques • Organisation des arrivées • Réservation des cartes congrès nominatives

8/ L’hébergement

• Sélection des hôtels • Demande d’options • Négociation de quotas et tarifs groupes • Création de la page web dédiée et formulaire de réservation  • Suivi individualisé des souhaits des participants et confirmation • Gestion des arrhes • Edition des rooming list  • Permanence téléphonique

9/ Les espaces

• Sélection des lieux • Équipements techniques • Aménagement des zones : stands, affiches… • Ateliers et sous-commissions • Décoration scénique et florale

10/ La communication

• Cartons d’invitation • Affiches • Calicots • Programme • Edition des actes • Relations presse  • site internet dédié à l’événement • Reportage photo/vidéo

11/ L’accueil

• Gestion des hôtesses • Badges personnalisés • Mallettes • Cadeaux • Sécurité

12/ Le programme social

• Visites guidées de villes ou de sites • Excursions

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